O co chodzi z tą ochroną danych osobowych?

portrait of a beautiful and cheerful young woman telephone operator with headset working on desktop computer in row in a customer service call support helpline business center with teamworker in background

Każdy Polak ma prawo do ochrony swoich danych osobowych i dlatego zawsze warto zastanowić się przed pochopnym przekazywaniem tych danych czy też wyrażaniem zgody na ich przetwarzanie. Jednak  z drugiej strony, wiele osób nadmiernie obawia się ujawniania swoich danych, co może skutecznie utrudnić kontakt z wieloma instytucjami a tym samym przekreślić możliwość uzyskania potrzebnych nam informacji.  W czasach, gdy coraz popularniejsze jest oferowanie różnych usług przez telefon lub internet (np. usługi bankowe, ubezpieczenia, usługi telekomunikacyjne, usługi turystyczne, zakupy internetowe itp.) trzeba być przygotowanym na to, że wyrażenie zgód na przetwarzanie danych osobowych, marketing produktów czy kontakt telefoniczny jest niezbędne do poprawnej obsługi klienta.

Co to są dane osobowe?
Ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 roku mówi, że za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Danymi osobowymi są więc na przykład: numer PESEL, imię i nazwisko, numer telefonu, adres zameldowania, adres email. Niektóre informacje stają się danymi osobowymi dopiero w powiązaniu z innymi – np. data urodzenia staje się daną osobową w połączeniu z imieniem i nazwiskiem.

Co to jest przetwarzanie danych osobowych?
Brzmi groźnie, ale nie taki diabeł straszny, jak go malują! Przetwarzanie danych osobowych to wszystkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te operacje, które wykonuje się w systemach informatycznych.
Przetwarzanie danych jest co do zasady dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę (poza kilkoma wyjątkami). W przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę o:
– adresie swojej siedziby i pełnej nazwie;
– celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
– prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
– dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej. Ponadto co do zasady zakazane jest przetwarzanie danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne i inne wrażliwe informacje.

Dlaczego firmom tak zależy, by zbierać i przetwarzać nasze dane osobowe?
Dane klientów i potencjalnych klientów są dla firm bardzo cenne, bo pozwalają na przeprowadzanie analiz, segmentowanie klientów, przygotowywanie nowych produktów i promocji, które będą dopasowane do poszczególnych grup klientów oraz kierowanie tych ofert bezpośrednio do konkretnych osób za pomocą korespondencji mailowej, tradycyjnej lub drogą telefoniczną. W wielu przypadkach posiadanie określonych danych klienta jest niezbędne do tego, by móc przygotować dla niego indywidualną ofertę, dopasowaną do jego potrzeb. Aby móc ją przygotować firma musi najpierw zebrać dane o Kliencie, wprowadzić je do swoich systemów informatycznych, poddać analizie, przygotować ofertę, a następnie skontaktować się z nami, by ją przedstawić. Do tego celu firma potrzebuje co najmniej kilku różnych zgód na przetwarzanie danych z naszej strony.

Dlaczego tych zgód jest aż tyle?
Kiedyś firmy próbowały zawrzeć w jednej zgodzie wszystkie interesujące je cele i sposoby wykorzystania danych, ale takie klauzule obligowały klientów do wyrażenia zgody na cały „pakiet”. Obecnie taka praktyka jest uznawana za niezgodną z prawem, ponieważ osoba wyrażająca zgodę musi mieć zagwarantowaną opcjonalność, a więc możliwość wyrażenia bądź niewyrażenia zgody, na każdy z wymienionych celów. Zatem słuchajmy dokładnie treści odczytywanych nam klauzul i wyrażajmy zgodę tylko na te, które odpowiadają naszym potrzebom.

Jak chronić swoje dane osobowe, by nie trafiły w niepowołane ręce?
Przede wszystkim nie należy podawać danych przypadkowym osobom lub firmom, których nie znamy i nie chcemy korzystać z ich usług. Jeśli rozmawiamy telefonicznie należy zwrócić uwagę czy połączenie jest nagrywane, a konsultant infolinii odczytał nam nasze prawa i dokładnie określił, do jakich celów zbiera dane i kto będzie mógł je wykorzystać w przyszłości. Pamiętajmy, że nie musimy akceptować wszystkich klauzul, jakie odczyta nam konsultant. Zawsze masz prawo nie wyrazić zgody, ale również wycofać taką zgodę w przyszłości. Uważajmy też na fałszywie atrakcyjne oferty, gdzie firmy proponują nam jakiś gadżet czy niedrogi produkt w zamian za przekazanie swoich danych osobowych i wyrażenie zgód na przetwarzanie w bardzo szerokim zakresie.