Spis treści
Obecnie wszyscy zmagamy się z trudnościami w załatwianiu formalności, zarówno urzędowych, zawodowych, jak i w życiu prywatnym. Niektóre procedury odbywają się dziś głównie w trybie zdalnym – czyli „online”. Nawet spotkania z bliskimi bezpieczniej przeprowadzić w formie video-rozmowy, a to może być uciążliwe dla osób dotychczas rzadko korzystających z komputera i internetu. Podpowiadamy, jak radzić sobie z formalnościami dokonywanymi online, gdzie znaleźć przydatne narzędzia internetowe oraz skąd pobierać darmowe wzory dokumentów.
Internet dysponuje różnymi możliwościami pomocy w zakresie przygotowywania pism i składania ich bez wychodzenia z domu. Proponowane przez nas sposoby to tylko kilka popularnych rozwiązań, które można wykorzystać.
Przesyłanie skanów pism i innych plików
W czasie, gdy sporą część formalności załatwia się przez e-mail, często zamiast udawać się z pismem do siedziby danego urzędu czy firmy, wystarczy przesłać pocztą elektroniczną skan dokumentu z podpisem. Obecnie nie potrzebujemy już do tego osobnego urządzenia (tzw. skanera), bo dziś zupełnie wystarczające będą dobrze zrobione, wyraźne zdjęcia dokumentu wykonane telefonem. Takie zdjęcia najlepiej zrobić przy dziennym świetle, dbając o to, by w kadrze nie pojawiły się cienie czy blaski zakłócające czytelność. Można też wykorzystać do tego specjalną aplikację na telefon, np. Office Lens. Z jej pomocą można wygodnie przyciąć i wyrównać widok dokumentu w telefonie, a także zapisać zdjęcie w formacie PDF lub JPG, a następnie przesłać na wybrany adres e-mail. Jeżeli mamy w telefonie aplikację z naszą pocztą, najprościej będzie oczywiście wysłać maila ze zdjęciami prosto z telefonu.
Gdy chcemy przesłać większą ilość zdjęć lub np. nakręcony przez nas krótki filmik video często okazuje się, że nasza poczta e-mail ma ograniczenia i nie pozwala na wysłanie tak ciężkich plików. Wówczas można sobie pomóc korzystając darmowych narzędzi do udostępniania plików. W niektórych z tych narzędzi nawet bez zakładania konta możemy załączyć nasze pliki, a następnie podać adres e-mail osoby, której chcemy je wysłać, bądź skopiować i przekazać tej osobie link do naszego zasobu. Wówczas odbiorca może po kliknięciu w przesłany link pobrać zdjęcia czy filmy bezpośrednio na stronie wybranego narzędzia. Darmowe strony, na których można udostępniać pliki do określonego rozmiaru to m.in.: WeTransfer, Megawrzuta.pl, Dropbox, Szybkiplik.pl czy TransferNow.net.
Darmowe wzory dokumentów
Możemy także usprawnić przygotowanie pism i wniosków, które przedkładamy w urzędach czy u pracodawcy. Dziś często nie ma konieczności odbierania druków do wypełnienia osobiście. Równie dobrze możemy bowiem znaleźć gotowe wzory dokumentów na stronie danego podmiotu. Następnie możemy taki wzór wydrukować, wypełnić odręcznie, zrobić skan i przesłać. Inna wygodniejsza opcja, to wypełnienie lub edytowanie takiego formularza online, dodając swoje dane samodzielnie w programie.
A zatem, jeśli chcemy złożyć np. wniosek o wydanie zaświadczenia o dochodach do pracodawcy (potrzebny m.in. do otrzymania emerytury) i mieć pewność, że odpowiednio go napiszemy, warto przejrzeć dokumenty HR (aplikuj.pl/dokumenty). Ta darmowa baza dokumentów HR to narzędzie przydatne dla każdego zatrudnionego na umowie o pracę, ale także dla poszukujących zatrudnienia. Udostępniane są tam za darmo wzory różnych pism niezbędnych przy podpisywaniu umowy, a także wypowiedzeniu czy też staraniu o różne świadczenia.
Korzystanie ze wzorów jest bardzo proste. Szablon każdego dokumentu HR można pobrać w formacie .pdf (do wydrukowania) lub w formacie .doc (dokument w tym formacie możemy samodzielnie edytować, wprowadzając na komputerze swoje dane). Przy wzorach znajdziemy też opisy dokumentów z informacjami, w jakich sytuacjach stosuje się dany szablon, jak go uzupełnić i o czym szczególnie warto pamiętać.
Z kolei darmowe druki urzędowe stosowane w procedurach ZUS czy Urzędu Skarbowego pobierzesz na stronie druki-formularze.pl, która posiada rekomendację Biura Usług Informatycznych Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Znajdziemy tu przede wszystkim szereg formularzy do załatwiania spraw z rozliczeniami podatkowymi, prowadzeniem działalności, ale także druki dokumentów związanych z epidemią koronawirusa, czy też wzory dokumentów potrzebnych do uzyskania niektórych świadczeń.
Profil zaufany na gov.pl
Kto jeszcze nie założył profilu zaufanego rządowej platformy gov.pl, ten powinien to zrobić. Dostęp do profilu zaufanego umożliwia załatwianie wielu spraw urzędowych online. Dzięki niemu złożymy wnioski bez wychodzenia z domu, a także uzyskamy wgląd do naszych danych i statusów w procedurach urzędowych. Z pomocą profilu zaufanego można się też np. zapisać na szczepienie przeciwko COVID-19.
Aby założyć taki profil, trzeba założyć konto krok po kroku poprzez stronę: www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany, a można to zrobić na trzy sposoby:
- za pomocą naszego internetowego konta w banku (dane uwierzytelnione przy zakładaniu konta w banku),
- jeśli posiadamy dowód osobisty z warstwą elektroniczną wybieramy opcję e-dowód i postępujemy według instrukcji na platformie,
- jeśli posiadamy elektroniczny tzw. podpis kwalifikowany, możemy poświadczyć dane tym podpisem.
Obecnie ze względu na pandemię istnieje dodatkowa możliwość założenia tzw. tymczasowego profilu zaufanego. Taki profil jest ważny przez okres 3 miesięcy. Aby go uzyskać trzeba posiadać numer PESEL oraz ważny polski dowód osobisty lub paszport.
Rozmawiaj online – przydatne narzędzia internetowe
Jeszcze do niedawna najpopularniejszym programem do rozmowy wideo był Skype. Będąc z dala od bliskich, można było połączyć się przez ten komunikator i zobaczyć się nawzajem w kamerkach. Obecnie takie możliwości daje większość mediów społecznościowych, dlatego jeśli korzystasz ze smartfona, warto poznać przede wszystkim komunikatory takie jak Facebook (Messenger) i WhatsApp – to dziś najpopularniejsze sposoby szybkiego porozumiewania się ze znajomymi zarówno poprzez wiadomości tekstowe, jak i rozmowę telefoniczną czy wideo. Instrukcję korzystania z tych aplikacji znajdziesz np. na tej stornie internetowej: komorkomania.pl.
